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EDI 문서는 표준을 사용합니다.
여기서 문서 표준은 컴퓨터가 문서를 읽고 이해할 수 있는 표준 형식을 뜻합니다.
문서 표준을 사용하는 이유는 데이터를 보다 작은 사이즈로 빠르고 정확하게 전달하기 위함입니다.
오늘은 문서 표준을 사용한, 비즈니스 문서에 대해 알아보도록 하겠습니다.
EDI 문서 종류
Document EDIFACT ANSI X.12 RosettaNet Purchase Order
(주문서, PO)ORDERS 850 3A4 Planning Release Forecast
(납품, 생산계획서)DELFOR 830 4A4 Advanced Shipment Notice
(발송통지서)DESADV 856 3B2 Invoice
(송장)INVOIC 810 3C3 Inventory Report
(재고현황보고서)INVRPT 846 4C1 Sales Report
(판매현황보고서)SLSRPT 867 4E1 Remittance Advice
(송금통지서)REMADV 820 3C6 업무에 사용되는 비즈니스 문서별 표준입니다.
예를 들어 주문서를 EDI 표준으로 변환할 때 EDIFACT는 ORDERS라고 표기하고, X12는 850이라고 표기, RosettaNet은 3A4라고 표기합니다.
위 문서들의 내용을 간단하게 살펴보겠습니다.
주문서(PO)에는 주문 품목, 금액, 수량 등의 정보가 포함됩니다.
납품·생산계획서는 supply에게 공유하는 내용입니다.
발송통지서는 배송정보, 송장(Invoice)에는 결제정보와 은행정보가 포함됩니다.
재고현황보고서는 납품·생산계획서와 비슷하게, 현재 재고가 얼마나 남아 있는지 알려줍니다.
sales report는 얼마나 제품이 판매되었는지를 전달합니다.
마지막 송금통지서는 영수증과 같다고 보면 됩니다.
EDI 문서 워크플로(workflow) 예시
1. Supplier가 카달로그를 통해 상품 및 서비스의 가격을 전달합니다.
2. Customer가 PO를 통해 필요한 주문을 합니다.
3. 이때 PO 수정이 필요하면 Order Change를 통해 이전 주문을 수정합니다.
4. Supplier는 Order Response를 통해 주문이나 주문 변경에 대한 메시지를 받았는지 확인합니다.
5. 그리고 예정된 배송 정보를 Customer에게 전달합니다.
6. Customer는 Invoice Advice를 통해 현재 재고 수준을 업데이트합니다.
7. Supplier는 Invoice를 통해 송장을 전달합니다.
8. Customer는 Remittance Advice(송금통지서)로 응답합니다.
9. 그리고 다시 한 번 현재 남은 재고에 대해 업데이트합니다.
10. 마지막으로 Sales Report를 통해 판매 현황을 전달합니다.
이와 같이 업무 순서에 따라, 그에 따른 문서가 발생합니다.
이 문서들은 업무 순서에 맞게 전달되어야 합니다.
문서 표준을 사용하는 이유
EDI 문서 표준을 사용하는 이유는 앞서 말씀드렸던 것과 같이 데이터를 작은 사이즈로 빠르고 정확하게 전달하기 위함입니다.
문서 표준 없이 문서 형태 그대로 전달하게 되면, 문서의 폼까지 그대로 전달해야하기 때문에 사이즈가 큽니다.
문서의 큰 사이즈로 인해 전달 속도가 느려질 수 있습니다.
그래서 필요한 내용만 뽑아서 전달하게 된다면, 데이터의 유실율은 줄어들지만 구분없이 나열된 내용은 의미 파악이 어렵습니다.
어디서 어디까지의 내용이 아이템이고, 수량인지 구분할 수 없습니다.
따라서 문서 표준은 구분을 위해 X12, EDIFACT는 별표, 콜론 등의 구분자를 사용하고, RoserraNet은 XML, VDA는 Fixed Length를 사용합니다.
