EDI의 역사와 알기쉬운 활용 가이드 (1)

 

 

전자 문서 교환(EDI)은 기업 간의 효율적인 데이터 교환을 위한 중요한 도구입니다.

기업이 주문서, 송장, 배송 확인서와 같은 중요한 상업 문서들을 디지털 형식으로 실시간 교환할 수 있게 해줍니다.

 

그렇게 종이 문서의 물리적 전송을 대체하여 처리 시간을 단축하고, 오류를 줄이며, 비용을 절감하는 혁신적인 방법으로 EDI는 현대 산업의 전반에 자리잡았습니다. 오늘은 어떻게 오늘날의 EDI가 필수불가결한 시스템으로 자리잡았는지 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

 

 

 

EDI란 무엇인가?

 

 

 

 

전자 문서 교환(EDI)은 거래 파트너 간에 표준 전자 형식으로 비즈니스 문서를 디지털로 전송하는 것을 간단히 말해줍니다. 이 과정을 통해 기업들은 주문, 거래, 메시지에 대한 정보를 표준화된 형식으로 송수신할 수 있습니다. EDI에서는 해당 방식으로 비즈니스를 하는 조직들을 거래 파트너라고 합니다.

 

 

 

1. 처리속도 개선

종이 기반에서 전자 문서 교환으로 전환하는 데는 수많은 장점이 있습니다.

비즈니스 커뮤니케이션 비용이 낮아지고, 처리 속도가 빨라지며, 오류가 줄어들고, 비즈니스 파트너와의 관계가 개선됩니다.

 

 

2. 오류 제거 및 신뢰성

각 기업의 내부 관리 시스템과 직접 연동되어, 자동으로 문서를 전송하고 처리할 수 있는 환경 때문에 수작업에 의한 입력 오류를 줄이고, 문서 처리 과정의 신뢰성을 높여줍니다.

 

 

3. 언어 장벽 개선

데이터를 표준화된 형식으로 교환함으로써 다양한 시스템 간의 호환성 문제를 해결하고, 비즈니스의 국제화에 있어서 언어와 문화의 장벽을 낮춰서 기업이 글로벌 시장에서 더욱 민첩하게 움직이고 경쟁력을 갖출 수 있도록 지원합니다.

현대 비즈니스 환경에서 EDI는 필수적인 요소로 자리 잡고 있으며, 디지털 변환 과정에서 중요한 역할을 할 것입니다.

 

 

어떤 방식으로 EDI를 사용하고 있나?

 

 

 

EDI에는 여러 가지 다른 유형이 있으며, 각각 고유한 형식과 사용 사례가 있습니다. 다음은 가장 자주 사용되는 유형의 EDI입니다

 

 

1. 다이렉트 EDI (Point to Point)

다이렉트 EDI 또는 P2P EDI라고도 알려진 이 유형은 기업이 중개자 없이 직접 거래 파트너와 전자 문서를 교환하는 EDI입니다.

다이렉트 EDI는 거래 파트너의 수가 제한적이고 EDI 거래에 대한 완전한 통제를 원하는 기업에 유용합니다.

 

 

2. 네트워크 서비스 제공업체를 통한 EDI (EDI VAN)

EDI VAN (가치 추가 네트워크)는 기업이 네트워크 제공업체를 통해 전자 문서를 교환하는 EDI 유형입니다.

보통 VAN은 기업이 거래 파트너와 EDI 문서를 안전하고 신뢰할 수 있는 방법으로 교환할 수 있는 서비스를 제공하며 메시지 추적 및 보고, 데이터 변환, 데이터 매핑과 같은 추가 기능을 제공합니다.

 

 

3. AS2 EDI

AS2 (적용성 선언 2)를 통한 EDI는 AS2 인터넷 통신 프로토콜을 사용하여 문서를 교환하는 EDI 유형입니다.

AS2는 디지털 인증서와 암호화를 사용하여 인터넷을 통해 EDI 문서를 안전하고 신뢰할 수 있는 방법으로 교환할 수 있습니다.

 

 

4. 웹 EDI

웹 EDI는 웹 기반 포털을 사용하여 기업 간 전자 문서를 교환하는 EDI 유형입니다.

전통적인 EDI 시스템을 구현할 기술 전문성이나 자원이 없는 기업에게 쉽게 사용할 수 있는 방법입니다.

웹 EDI를 통해 기업은 웹 브라우저를 사용하여 구매 주문서 및 송장과 같은 문서를 교환할 수 있습니다.

 

 

5. 모바일 EDI

모바일 EDI는 스마트폰 및 태블릿과 같은 모바일 장치를 사용하여 기업이 전자 문서를 교환할 수 있게 하는 EDI 유형입니다. 이동 중에 EDI 문서를 교환할 수 있어서 소호사무실을 운영하는 소상공인에게 유리합니다.

모바일 EDI 앱은 iOS 및 안드로이드 장치 모두에 대해 사용할 수 있으며, 어디에서나 EDI 문서를 송수신할 수 있게 합니다.

 

 

6. EDI 서비스

EDI 서비스는 기업이 EDI 운영을 위탁하거나 서비스를 제공받는 형식의 EDI 유형입니다.

제공업체는 데이터 매핑, 번역, 거래 파트너와의 통신을 포함한 EDI 과정의 모든 측면을 처리합니다.

이 방법은 기술 전문성이나 자원이 없어 내부 EDI 시스템을 구현하고 관리할 수 없는 기업에 유용합니다.

국내에서는 커넥트서비스에 이에 속합니다. EDI와 관련된 모든 지원을 제공함과 동시에 국비지원을 통해 누구나 사용할 수 있는 서비스입니다.

 

 

7. EDI 소프트웨어

EDI 소프트웨어는 기업이 내부 EDI 시스템을 구현하는 데 사용하는 EDI 유형입니다.

소프트웨어는 거래 파트너와 전자 문서를 교환하는 데 필요한 모든 도구를 제공합니다, 데이터 매핑, 번역 및 통신 프로토콜을 포함하고 기술 전문성과 자원을 갖추고 있기 때문에 자체 EDI 시스템을 구현하고 관리할 수 있는 기업에 유용합니다.

과거의 방식으로 구축비용과 유지비용이 많이 소요되는 단점이 있습니다.

 

서류 기반 업무에서 EDI로 업무 자동화

 

EDI 이전에는 기업들이 종이 기반 문서를 이동시키는 데 의존했기에 시간이 많이 걸리고 기업 간 대화를 위한 유연성이나 속도를 제공하지 못했습니다. 수백 가지의 특정 EDI 거래 코드가 다양한 비즈니스 문서를 대표하지만, 가장 익숙한 두 문서는 구매 주문서(EDI 850s)와 송장(EDI 810s)입니다.

 

전통적인 송장 교환에서는 회사가 컴퓨터 시스템을 사용하여 송장을 생성하고, 그 송장의 복사본을 인쇄하여 고객에게 우편으로 보냅니다.

 

이메일과 팩스를 사용하면 전송이 약간 빨라질 수 있지만, 프로세스의 핵심은 동일하게 유지됩니다.

고객이 송장을 받으면 종종 수정이 필요하고 고객은 송장 내용을 자체 백엔드 컴퓨터 시스템에 입력해야 합니다.

 

이 전통적인 송장 주기는 본질적으로 판매자의 백엔드 컴퓨터 시스템에서 고객의 백엔드 시스템으로의 정보의 수동 전송하는 것입니다.

 

EDI를 활용하면 ERP에서 다른 ERP로, 또는 한 회계 솔루션에서 다른 회계 솔루션으로 문서를 전송할 수 있습니다. 이렇게 우편, 팩스, 이메일을 대체하여 비즈니스 거래 파트너 시스템을 직접 연결함으로써 전통적인 송장 전송에 필요한 수동 단계를 제거할 수 있는 것입니다.

 

 

 

Computer to Computer로 진화한 EDI 테크놀러지

 

이렇게 오늘날의 EDI는 컴퓨터를 통해 팩스, 우편, 이메일을 대체하였습니다.

이메일 또한 전자문서에 속하지만 이메일을 통해 교환된 문서들은 여전히 사람에 의해 처리됩니다.

결국엔 과정에 관여하는 사람들은 오류를 추가하고 문서 처리를 늦추게 되므로 팩스나 종이문서와 별반 다르지 않습니다.

 

 

EDI 파일은 받는 컴퓨터의 적절한 프로그램(예: 주문 관리 시스템)으로 직접 전송되고 즉시 처리가 가능합니다.

전통적인 구매 주문서 문서 교환에서는 전체 주기가 며칠에서 몇 주까지 걸릴 수 있듯이 이메일 또한 크게 다르지 않습니다.

 

 

일반적인 EDI 프로세스는 구매 주문의 수신을 확인하거나 송장에 대한 변경 요청 등이 포함됩니다.

이메일이나 종이문서 교환과는 다르게 EDI 주문 처리는 훨씬 적은 시간과 훨씬 적은 오류로 처리할 수 있게 합니다.

 

결국 프로세스의 간소화와 업무 자동화가 EDI를 사용해야 하는 핵심적인 요인이라고 할 수 있습니다.

오늘은 EDI에 대한 가이드 첫번째로 대략적인 내용을 작성했으며 다음 시간에는 EDI의 역사를 알아보는 포스팅을 준비하겠습니다.

 

 

 

 

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